كيفية الاستفادة من تحليل SWOT

غالباًَ ما تكون الخطة التشغيلية لمدة سنة أما الخطة الاستراتيجية فتختلف تبعاً لعدد أفراد أو إمكانيات المنظمة

الخطوة الأولى [ وهي عمل تحليل SWOT ]

تهتم هذه الخطوة بتحليل عناصر المنظمة بصورة فعالة فالخطوة الأولى فيها هي تحليل نقاط القوة Strengths : وهى المميزات التي تتميز بها المنظمة فعلاً وهى موجودة حالياً مثال القيادة المبدعة ورأس المال المتوافر .

- الخطوة الثانية

هي تحليل نقاط الضعف Weaknesses  : وهى المساوئ الموجودة فعلياً في المنظمة في الوقت الحالى مثال عدم وجود خطة استراتيجية أو ضعف الموقف القانونى للمنظمة

- الخطوة الثالثة هي تحليل الفرص المحتملة Opportunities : وهى الايجابيات الغير موجودة حالياً في المنظمة لكن يمكن الحصول عليها واستغلالها خلال فترة الخطة المقترحة

- الخطوة الرابعة هي تحليل المخاطر المحتملة Threats : وهى الأشياء السلبية الغير موجودة ولكنها تهدد المنظمة خلال فترة الخطة

• ملحوظة : لا يفضل الزيادة عن عشر نقاط قوة وعشر نقاط ضعف وثلاثة احتمالات وثلاثة مخاطر ولا يفضل النقص عن ثلاث نقاط قوة وثلاث نثاط ضعف وفرصة واحدة وخطر واحد.                                                                                   

الخطوة الثانية [ تحديد الأهداف ] : من الخطوة السابقة تستطيع بكل بساطة صياغة الأهداف من خلال خطوات بسيطة وهى المحافظة على كل نقطة قوة وتنميتها هدف وعلاج كل نقطة ضعف هدف واستغلال كل فرصة هدف وتجنب كل خطر هدف .

مواصفات الهدف الجيد :

• تكتب الأهداف بطريقة محددة SMART SPECIFIC ، وذلك بأن تحدد المستهدف بدقة  ( كميا وعدداً ) فبدلاً من أن يكون هدفنا تحسين قدرات الموظفين يمكن أن يكون تنمية مهاراتهم في الاتصال مثلاً بحيث يكون هذا الهدف قابل للقياس MEASURABLE فلو كان الهدف مستحيلاً كان من العبث أن نقره كفريق تخطيط رغماً عن المنفذين لأننا بذلك نحكم عليهم بالفشل ولو كان الهدف سهلاً جداً لكان من العبث أيضاً إقراره بل المفروض أن نتفق على هدف صعب لكنه غير مستحيل - REALISTIC واقعى - حقيقى وليس هدفاً خيالياً فمثلاً لا نقول أننا سندرب كل عمال المصنع في شهر واحد على ألف دورة تدريبية أو أننا سنضاعف الإنتاج مليون ضعف خلال سنة ومثل هكذا أهداف... فعلي سبيل المثال - لا نقول أن هدفنا هو تحسين قدرات الموظفين ولكن نقول أن هدفنا هو تنمية مهاراتهم في الاتصال لعدد 100 موظف علي 4 دورات فالآن أصبح لدينا هدف محدد بدقة وواقعي ويمكن قياسه .  
• يفضل كتابة كل هدف في صفحة مستقلة
• لا تنسى الدمج بين أهداف الخطة الاستراتيجية وأهداف الخطة التشغيلية

الخطوة الثالثة [ تحديد الوسائل لكل هدف ]: 

لابد أن نكتب في الصفحة الخاصة بكل هدف الوسائل التي ستعيننا على تحقيق ذلك الهدف وهنا نلاحظ : أن الوسائل يجب أن تصاغ بطريقة SMART أيضاً أن هناك عدة طرق لايجاد الوسائل وهى : - البحث في الوسائل القديمة الناجحة - البحث في وسائل المنافسين مع التطوير - السفر لرؤية التجارب الجديدة في هذا المجال - الابداع والاتيان بعمل جديد .

الخطوة الرابعة [ جدول أعمال ]:    وذلك يشمل الهدف ، وسائله ، المنفذ والتكلفة المطلوبة.

الخطوة الخامسة [ الجدول الزمنى ] :

وذلك بترتيب الأهداف تبعاً لترتيب زمنى وعمل ورقة لكل شهر تتضمن الأهداف المطلوب انجازها خلال ذلك الشهر، هذه الورقة تكون نسخة منها مع الفريق ونسخة أخرى مع القيادة.

الخطوة السادسة [ جدول خاص ] :

وذلك بجمع الأهداف المطلوبة من كل شخص أو قسم في ورقة واحدة على مدار السنة وتكون منها نسخة مع القائد ونسخة أخرى مع الشخص أو مع إدارة القسم.